Ein Haus oder eine Wohnung kosten natürlich auch Unterhalt. Viele dieser Ausgaben können jedoch vom Vermieter auf die eigenen Mieter umgelegt werden. Wir geben Ihnen einen Überblick darüber, welche Nebenkosten umlagefähig sind und was nicht abgerechnet werden darf.
Nebenkosten sollten im Mietvertrag festgelegt werden
Alle umlagefähigen Nebenkosten sind exakt in der Betriebskostenverordnung festgelegt. Am Ende dürfen jedoch nur die Kosten in Rechnung gestellt werden, die auch vorher im Mietvertrag vereinbart wurden. Statt die Nebenkosten einzeln aufzuzählen, sollte daher im Vertrag die Formulierung “Betriebskosten” verwendet werden. Alle gängigen Kosten sind damit ersichtlich genug dargestellt.
Um bei der Abrechnung nicht den Überblick zu verlieren und auch den Mietern alle Kosten transparent anzugeben, empfiehlt sich eine digitale Lösung. Eine online Software für Nebenkostenabrechnung spart Zeit und Nerven, da die einzelnen Werte einfacher erfasst und übersichtlicher dargestellt werden. Zudem werden die Kosten für jeden Mieter je nach Verbrauch und Fläche automatisch errechnet.
Diese Nebenkosten sind umlagefähig
Folgende Nebenkosten dürfen den Mietern in Rechnung gestellt werden:
- Grundsteuer
- Abwassergebühr
- Gesplittete Abwassergebühr: Schmutz- und Niederschlagswasser
- Warme Betriebskosten (Heizung, Warmwasser etc.)
- Aufzug
- Straßenreinigung und Müllabfuhr
- Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung
- Gartenpflege
- Beleuchtungskosten
- Sach- und Haftpflichtversicherungen
- Hausmeisterkosten
- Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
- Waschraum
- Schornsteinfeger
- Sonstige Betriebskosten (weitere Nebenkosten, die im Mietvertrag festgehalten werden müssen)
Nebenkosten, die nicht umgelegt werden können
Es gibt zwei Punkte, die definitiv nicht umgelegt werden können. Zum einen müssen die Kosten für die Instandhaltung und -setzung immer durch den Vermieter getragen werden. Egal ob Heizungsreparatur oder Austausch eines beschädigten Teppichbodens: Ist ein Bestandteil der Wohnung defekt oder übermäßig abgenutzt, dann liegt es in der Pflicht des Vermieters, diesen zu reparieren und die Wohnung Instand zu halten.
Zum anderen müssen auch alle Verwaltungsarbeiten selbst getragen werden. Erforderliche Arbeitskräfte oder die vom Vermieter selbst geleistete Verwaltungsarbeit darf nicht auf die Mieter umgelegt werden. Dazu zählen auch die Kosten für einen Steuerberater und alle anderen Kostenpunkte, die rund um die Verwaltung einer Immobilie anfallen.
Was ist bei Leerstand?
Das Risiko eines Leerstands wird ebenfalls durch den Vermieter getragen. Wenn die Nebenkosten nach Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden, dann dürfen Kosten für einen Leerstand nicht auf den Mieter umgelegt werden. Strittig wird es, wenn die Nebenkosten anhand der Anzahl der Personen berechnet werden. Dann muss geklärt werden, ob die leere Wohnung als eine Person zu zählen ist, damit die Leerstandskosten nicht durch die übrigen Mieter gezahlt werden müssen.
Nur in besonderen Fällen darf der Vermieter den Verteilerschlüssel von der Wohnfläche zur Personenanzahl ändern. Solche Fälle beruhen jedoch meist auf einem erheblichen Leerstand, der für den Vermieter nicht zu tragen ist. Dieser ist dann in der Pflicht, den Sachverhalt vor einem Gericht zu beweisen, welches eine Entscheidung trifft. Als Vermieter können die Leerstandskosten allerdings in der Steuererklärung geltend gemacht werden, genau wie die Kosten für Sanierung oder Modernisierung. Dort können die laufenden Kosten für Strom, Versicherung und Grundsteuer als Werbungskosten angegeben werden.
Welche Frist hat der Vermieter für die Nebenkostenabrechnung?
Für die Ausstellung der Nebenkostenabrechnung hat man als Vermieter rund ein Jahr Zeit. Gerechnet wird dabei vom Ende des Abrechnungszeitraums an. Die Abrechnung für 2020 muss also bis zum 31.12.2021 vorliegen. Wenn die Frist nicht eingehalten wird, dann hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf eine mögliche Nachzahlung. Umgekehrt funktioniert das jedoch nicht, wenn die Abrechnung verspätet eingereicht wird, muss ein vorhandenes Nebenkostenguthaben trotzdem an den Mieter ausbezahlt werden.
Orientieren Sie sich an unserem Leitfaden, welche Nebenkosten umlagefähig sind und welche nicht. Vereinbaren Sie diese klar im Mietvertrag und erstellen Sie auch die Abrechnung so transparent wird möglich. Online-Lösungen helfen Ihnen dabei und stellen ebenso Ihre Mieter zufrieden. So kommt es zu keinen Unstimmigkeiten und alle Parteien sind glücklich.
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