Nebenkosten fallen beim Anmieten von Wohnungen, Häusern oder anderen Formen der dauerhaften Unterkunft an und werden in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt. Was muss eine korrekte Nebenkostenabrechnung enthalten, welche Kosten dürfen überhaupt in Rechnung gestellt werden und welche Fristen gelten hierbei?
Was sind Nebenkosten?
Während sich im Sprachgebrauch die Bezeichnung Nebenkosten weitestgehend durchgesetzt hat, sind damit eigentlich Betriebskosten gemeint und sie werden nicht selten auch als zweite Miete bezeichnet. Vermieter rechnen hierbei mit ihren Mietern verschiedene Energiekosten und andere Kosten zum Betrieb eines Wohnobjekts ab. In einer Nebenkostenabrechnung sind üblicherweise Ausgaben für Energie in Form von Wasser und Abwasser und Energiekosten für das Heizen enthalten. In den meisten Fällen verfügt jede Wohneinheit über separate Energiezähler, welche den tatsächlichen Verbrauch erfassen. Pauschale Abschläge sind inzwischen eine Seltenheit und müssen im Mietvertrag festgehalten werden.
Zusätzlich zu den Energiekosten werden in einer Nebenkostenabrechnung weitere Posten aufgeführt. Dazu gehören Gebühren für die Müllabfuhr, Ausgaben für Straßen- und Winterdienst, Reinigungsarbeiten, Gartenarbeiten, die Grundsteuer, Kosten für Schornsteinfeger und gegebenenfalls weitere Auslagen des Vermieters. Wichtig für Vermieter ist, dass nur jene Kosten in einer Nebenkostenabrechnung ausgewiesen werden dürfen, welche im Mietvertrag als solche aufgeführt sind.
Fristen für die Nebenkostenabrechnung
Eine gesetzliche Vorgabe zur Nebenkostenabrechnung bezieht sich auf den Zeitraum, bis zu dem diese dem Mieter vorliegen muss. Grundsätzlich haben Vermieter bis zum 31. Dezember des Folgejahres Zeit, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zu übergeben, sofern der Abrechnungszeitraum mit dem Kalenderjahr identisch ist. Sollte bis zu diesem Zeitpunkt keine Abrechnung vorliegen, verlieren Vermieter den Anspruch auf mögliche Nachzahlungen durch ihre Mieter. Erhalten Mieter hingegen eine Rückzahlung der geleisteten Vorauszahlungen, entfällt ihr Anspruch auch nach Ablauf der Frist nicht.
Sie haben zudem die Möglichkeit, ihre Abrechnung einzufordern. Kommt es im laufenden Abrechnungszeitraum zu einem Mieterwechsel, hat der ehemalige Mieter keinen Anspruch auf eine sofortige Abrechnung der Betriebskosten. Dies ist vielfach auch gar nicht möglich. Wichtig ist jedoch, dass beim Auszug alle aktuellen Zählerstände notiert und von beiden Parteien gegengezeichnet werden. Außerdem können Vermieter einen Teil der Kaution als Sicherheit für möglicherweise anfallende Nachzahlungen der Betriebskosten einbehalten.
Welche Kriterien muss eine formell korrekte Nebenkostenabrechnung erfüllen?
Nur wenn die Nebenkostenabrechnung formell richtig und innerhalb der vorgegebenen Frist beim Mieter eingegangen ist, muss dieser eventuell anfallende Nachzahlungen leisten. Daher sollten Vermieter unbedingt auf die korrekte Form achten. Hierzu gehört, dass eine Abrechnung dem Mieter immer schriftlich überstellt werden muss. Vorgeschrieben ist außerdem, dass eine Abrechnung der Mietnebenkosten übersichtlich und für den Mieter nachvollziehbar sein muss. Um das zu gewährleisten, sollten Abrechnungen unbedingt die konkreten Verbrauchsdaten und den jeweiligen Verteilerschlüssel als Berechnungsrundlage enthalten.
Das Schreiben muss zudem die vollständige Adresse von Absender und Empfänger, ein Erstellungsdatum, Angaben zum Objekt und dem Abrechnungszeitraum sowie die Höhe der geleisteten Vorauszahlungen und tatsächlich anfallenden Nebenkosten enthalten.
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